Metodología para la Implementación de la Gestión por Procesos
Las organizaciones deben ser conscientes de las tendencias del entorno para reinventarse y adaptarse a los cambios. En este sentido, las organizaciones deben adoptar algún sistema de gestión de la familia ISO o modelo excelencia empresarial EFQM, ambos sistemas de gestión son reconocidos internacionalmente y coinciden en promover la adopción de un enfoque basado en procesos o de gestión por procesos como uno de los principios básicos y fundamentales para orientar a una organización hacia la obtención de los resultados deseados, relativos a la satisfacción del cliente y de las partes interesadas.
Veamos algunas definiciones de procesos, según los términos y definiciones de la Norma ISO 9000:2015.
Proceso: Es una secuencia de actividades relacionadas entre si, las cuales transforman elementos de entrada (insumos) en salidas (producto o servicio), con valor agregado para el cliente. (ISO 9001:2015).
Gestión: Actividades coordinadas para dirigir y controlar una organización.
Sistema de Gestión: Conjunto de elementos de una organización interrelacionados o que interactúan para establecer políticas, objetivos y procesos para lograr estos objetivos”.
Gestión por procesos: Es una forma de conducir o administrar una organización, mediante herramientas que nos permitan describir, monitorear, controlar y rediseñar los procesos, dando evidencia del mejoramiento continuo de la organización a través de estructuras con una mayor capacidad y flexibilidad de adaptación al entorno, eficiencia para lograr resultados, capacidad para aprender y generar valor agregado para el cliente y las partes interesadas.
A continuación presentamos nuestra metodologia para la implementación de la gestión por procesos:
• Fase 1: Descripción de procesos y procedimientos
Comprende identificar y generar el inventario de todos los procesos de la organización, jerarquizar los procesos en niveles: macroproceso, proceso/subproceso, actividades y tareas, y clasificar los procesos en estratégicos, misionales y soporte, elaborar el mapa de procesos de la organización, describir las características de los procesos basado en el modelo SIPOC y elaborar los procedimientos de procesos y luego generar el manual de procesos y procedimientos.
• Fase 2: Representación o modelado de procesos
Comprende diseñar y elaborar los diagramas de procesos de negocio AS-IS y TO-BE, para ello, utilizamos la notación estándar de modelado de procesos BPMN, con sus categorías de elementos: objetos de flujo, conexión, carriles, artefactos y datos, y la herramienta de modelamiento de procesos Bizagi Modeler para diagramar y documentar los procesos de negocios.
• Fase 3: Seguimiento y medición de procesos
En esta fase se realiza el seguimiento, medición, análisis y control de los procesos, basado en la metodología del Balanced Scorecard (BSC), comprende: diseñar, implementar y traducir la estrategia del negocio en acción, alineamiento y definición de las estrategias a seguir, integración de objetivos en cuatro perspectivas, elaboración del mapa estratégico, diseño de indicadores de gestión, elaboración del cuadro de mando integral, planes de acción de proyectos o iniciativas, diseño de un sistema de monitoreo y control y dashboard del BSC.
• Fase 4: Mejora y rediseño de procesos
En esta fase se realiza la mejora y rediseño de los procesos basado en el ciclo de mejora continua PHVA, aplicamos las herramientas básicas de calidad y metodologías de mejora tales como: Kaizen, 5’s, Resolución de problemas (Toyota), Rediseño de procesos, Reingeniería, Lean y Six Sigma, entre otros, cada una se aplica dependiendo de la madurez de la organización, en distintos momentos y bajo diferentes circunstancias.
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